Gastbeitrag von Matthias Müller, (Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der Brainstorm GmbH)
„Das Geld liegt auf der Strasse, nur bücken muss man sich selbst“
Dabei gibt es viele Orte, an denen das Geld zu finden ist. Der Einkäufer sagt: „der Gewinn liegt im Einkauf“ (auch der hat Recht), der Verkauf findet das Geld in der Gewinnmaximierung im Verkauf, stimmt auch, ist aber oft nicht möglich. Wieder andere sagen … ,, …. “ Ich will hier nicht alle Möglichkeiten die es gibt aufzählen. Eine sicherlich bedeutende Geldquelle liegt in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Nutzung der Ideen zur Verbesserung von Prozessen in der Fertigung, in der Verwaltung, in der Logistik, d. h. generell in den Abläufen im Unternehmen aber auch Ideen zur Verbesserung der Produkte bezüglich Bedienung, Funktionen und Features usw. erzielen viele positive Effekte.
Neben den berechenbaren Einsparpotentialen, die Mitarbeiterideen bewirken, sind viele nicht berechenbare, bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand berechenbare Ersparnisse in den Köpfen der Mitarbeiter „verborgen“. Dabei muss man bedenken, dass diese Ersparnisse für ein Unternehmen nahezu kostenlos erhaltbar sind, d. h. dem Gewinn durch die Umsetzung von Mitarbeiterideen stehen kaum, oder nur geringe Aufwände gegenüber. Um eine Ersparnis durch Verbesserungsvorschläge von zum Beispiel 100.000,- € zu erzielen, muss bei einer Umsatzrendite von 10% ein Umsatz von 1 Mio. € erzielt werden. Da Verbesserungsvorschläge meist mehrere Jahre wirksam sind, erzielen Unternehmen diesen „Zusatzgewinn“ mehrere Jahre hintereinander und dies in den Folgenjahren ohne zusätzliche Aufwendungen.
Legt man die Statistiken des dib (Deutsches Institut für Betriebswirtschaft in Frankfurt) zu Grunde, werden im Schnitt aller Deutschen Unternehmen pro 100 Mitarbeiter jährlich 60 Verbesserungsvorschläge gemacht, die eine durch-schnittliche Ersparnis von 1.378,- € pro Vorschlag erzielen. D. h. dass ein durchschnittliches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern pro Jahr eine Ersparnis durch Verbesserungsvorschläge von mehr als 400.000,- € erzielen kann. Zwar bestehen zwischen den verschiedenen Branchen erhebliche Unterschiede, ebenso wie grundsätzlich zwischen Unternehmen, die in der Industrie oder im Nicht-Industrie-Bereich angesiedelt sind.
Die durchschnittliche Anzahl Ideen pro 100 Mitarbeiter in Industrieunternehmen beträgt 76 Ideen. Die durchschnittliche Anzahl Ideen pro 100 Mitarbeiter im Nicht-Industrie-Bereich beträgt 37. Wobei die Anzahl Ideen bei Banken, Versicherungen oder Krankenhäusern auf bis zu 4 Ideen pro 100 Mitarbeitern herunter geht. Bei dieser Untersuchung verfügten fast 50% aller Unternehmen über weniger als 1.000 Mitarbeiter, um nicht in den Glauben zu verfallen, dass ein professionelles Ideenmanagement nur bei „großen“ Unternehmen sinnvoll ist. Was sind die gar nicht so geheimen „Geheimrezepte“ der Unternehmen, um sich nach diesen Geldern effizient zu bücken?
5 Elemente, die Ideenmanagement in Unternehmen erfolgreich machen:
1. Geschwindigkeit (der Abläufe durch Einsatz entsprechender Hilfsmittel)
2. Transparenz (der Prozesse)
3. Unterstützung (durch die eingesetzte Lösung)
4. Motivation (der Mitarbeiter durch Anreizsysteme)
5. Optimale Usability (der Lösung)
Geschwindigkeit:
Der Mitarbeiter, der seine eingereichte Idee schnell und mit Priorität bearbeitet sieht, erfährt dadurch eine Wertschätzung, die für sein Selbstwertgefühl wichtig ist. Das Unternehmen, das Mitarbeitern diese Wertschätzung vermittelt, kann dadurch Mitarbeiter binden. Diese Mitarbeiter werden deshalb auch weitere Ideen zur Verbesserung des „eigenen Unternehmens“ abgeben.
Eine hohe Geschwindigkeit der Abläufe ist auch deshalb wichtig, damit der Mitarbeiter, der Ideen einreicht, den Bezug zu seiner Idee bei Rückfragen nicht verliert. Erhält der Einreicher einer Idee nach 3 Monaten eine Rückfrage von einem, an der Beurteilung beteiligten Gutachter, ist oft der aktuelle Anlass für die eingereichte Idee nicht mehr präsent.
Transparenz:
Anders als 1872, als das heutige Ideenmanagement von Alfred Krupp als „Betriebliches Vorschlagswesen“ ins Leben gerufen wurde, sollten heute Prozesse und Konditionen offen gehandelt werden. Wer ist an einer Idee beteiligt? Wer erhält welche Prämie usw. sollte Vorrang vor verheimlichten Prämien oder anonym abgegebenen Vorschlägen usw. haben. Dazu muss die Unternehmensphilosophie entsprechend angepasst werden. Mitarbeiter, die ihre Ideen nicht dem eigenen Vorgesetzten geben können, weil dieser weder das Ideenmanagement unterstützt oder gut heißt, noch dem Mitarbeiter die Prämie für eine gute Idee gönnt, müssen der Vergangenheit angehören.
Unterstützung
Betriebsvereinbarungen lesen sich manchmal wie die deutschen Steuergesetze –kompliziert, unverbindlich und unlogisch. D. h. unverständliche Abläufe, Berechnungs- und Bewertungsschemata die auch nach mehrfachem Lesen unklar bleiben und das jedes Mal wieder, wenn eine Idee zu beurteilen ist. Die eingesetzten Systeme müssen den Bearbeitern jede Hilfe zur Verfügung stellen, die zur schnellen, nachvollziehbaren und auch von verschiedenen Gutachtern gleich reproduzierbaren Ergebnissen führen. Rechen- und Bewertungsschemata müssen also klar sein, so wie auch Rückfragen an Ideeneinreicher oder Nachrichten an andere Bearbeiter unkompliziert möglich sein müssen.
Motivation
Alle Beteiligten, hier vor allem die Gutachter sind motiviert Ideen zu bearbeiten, wenn sie Unterstützung bei der Bearbeitung erhalten, oder ebenso an einem Bonussystem beteiligt sind. Erhält der Ideeneinreicher eine Prämie für die Ersparnis, die er entdeckt hat, so kann der Gutachter eine Prämie für seine Leistung erhalten, das ist in seinem Fall die schnelle Reaktionszeit zur Bearbeitung einer Idee. Denn schnelle Reaktionszeit wiederum motiviert den Einreicher, weitere Ideen einzugeben, was wiederum dem Einreicher, dem Gutachter (wenn er wieder schnell ist) und dem Unternehmen zu Gute kommt.
Optimale Usability
Speziell in der Fertigung sind Mitarbeiter häufig noch wenig mit modernen Techniken, dem Internet usw. vertraut. Diesen Mitarbeitern, die sowohl unter den Einreichern zu finden sind, wie auch unter den Gutachtern muss jede Unterstützung durch eine entsprechende Lösung geboten werden. Ohne EDV und entsprechende Software ist die schnelle Bearbeitung der Ideen nicht möglich. Einreicher sind eher motiviert, EDV-Systeme zu nutzen, weil sie damit sicher sein können, dass Ideen nicht unter den Tisch fallen, dass sie die Ideen auch ohne Vorgesetzten direkt an den Ideenmanager leiten können (wenn die Betriebsvereinbarung das sogenannte Mischmodell zwischen Zentralen- und Vorgesetzten Modell zulässt) und dass ihre Idee in kürzester Zeit bearbeitet wird. Gutachter, die selten Ideen zu bewerten haben, die außerdem wenig oder gar keine EDV-Erfahrung haben, müssen erst eine nicht unerhebliche Hemmschwelle vor der EDV-Nutzung überwinden.
Die optimale Ergonomie einer Anwendungssoftware ist hier unbedingte Voraussetzung, dass eine Softwarelösung für das Ideenmanagement eingesetzt wird. Dazu ist es erforderlich, dass Experten für die Gestaltung der Nutzeroberfläche hinzugezogen werden.
Die Softwareentwickler, die die Software geschrieben haben sind dafür weniger geeignet, da diese die Software in allen Lebenslagen bedienen könnten, da diese sozusagen deren „eigenes Baby“ ist. Nur Außenstehende können unvoreinge-nommen eine Lösung so gestalten, dass völlig EDV unerfahrene Nutzer die Lösung verwenden wollen.
Dazu machen sich die Profis der Softwareergonomie das Wissen zu Nutze, wie z. B. Programme, die weit verbreitet sind, bedient werden. Wer EDV sehr selten nutzt, vielleicht nur dazu, etwas bei E-Bay zu er- oder versteigern, kennt bestimmte Nutzungsprinzipien. Diese gilt es zu berücksichtigen, um die Anwenderfreundlichkeit eines Systems optimal zu gestalten.
Das Wissen der Menschen verdoppelt sich inzwischen innerhalb weniger Jahre. EDV Systeme haben einen wesentlichen Anteil daran. Alle verbreiteten Softwaresysteme entwickeln sich deshalb mit einer hohen Geschwindigkeit in Richtung bessere Bedienbarkeit und intuitivem Verstehen der Prozesse.
Die Software der Brainstorm GmbH in München, ein Unternehmen, das Software für das Ideen- und Innovationsmanagement entwickelt, wird deshalb alle 5 Jahre völlig überarbeitet. Gängige Bedienprinzipien der weltweit am häufigsten eingesetzten Softwareprogramme von Microsoft und Apple, sowie die gängigen Anwendungen wie eBay, Amazon und Auto- oder Immobilien-Scout werden in die Brainstorm Software übernommen. Ebenso wird die Optik in aktuelles und ansprechendes Design gewandelt. Damit stellen wir sicher, dass unsere Lösungen ein Höchstmaß an Verständlichkeit, einfacher Bedienung und ansprechender Optik beinhalten, um allen Anwendern das Arbeiten mit unseren Lösungen so angenehm und einfach wie möglich zu machen.
Die Software der Brainstorm ist für den Einsatz im KVP (Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess) gemacht. Konsequenter Weise unterliegt die Software deshalb selbst einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, in den Kunden und Interessenten in Workshops und Kreativsitzungen mit eingebunden werden.
Die DSM, nähe Basel, ein Unternehmen der Chemiebranche, setzt trideo, die Ideenmanagement Software der Brainstorm im 3ten Jahr sehr erfolgreich ein.
Auszug aus einem Brief an die Mitarbeiter: „ … , deshalb hat die Werkleitung beschlossen, das Verbesserungswesen zu reaktivieren. Ein gut funktionierendes Ideenmanagement ist eine wahre „Frischzellen-Kur“ für die Innovationsleistung eines Unternehmens. Ein modernes Ideenmanagement, gestützt durch eine transparente Kommunikation, leistet einen positiven Schub hin zu mehr Motivation, Identifikation und Engagement – letztlich zu mehr Zufriedenheit und Spass am Arbeitsplatz. “Mit der neuen Ideenmanagementlösung der Brainstorm übernimmt unser Werk einmal mehr eine Leaderrolle innerhalb des Konzerns ein. Die Werkleitung unterstützt das neue Ideenmanagement voll und ganz!“
Auf Anfrage an mm@brainstorm-gmbh.de erhalten Sie den Zugang zu unserer Testversion „trideo“ Workflowlösung für das Ideenmanagement, um sich selbst davon ein Bild zu machen.
Gastautor Steckbrief:
Matthias Müller,
Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der Brainstorm GmbH, München
Gesellschaft für die Entwicklung von Anwenderprogrammen und Portalen für das Ideen- und Innovationsmanagement
